Procédure de demande de financement

 

Processus de validation des financements

 

Afin de pouvoir subvenir aux éventuelles charges liées à vos ministères, l’église met à votre disposition la possibilité d’obtenir des ressources financières qui vous aideront à mener à bien les tâches qui vous sont confiées. 

 

Le financement est une somme octroyée à un ministère pour une dépense autre que celle utilisé avec le budget mensuel.   Il s’agit d’une dépense occasionnelle ou ponctuelle. 

 

Il y a deux types de demandes de financement :

  • Demandes d’investissement : achat de biens non consommables et utilisables à long terme. Exemple: piano, armoire, caméra, …
  • Demandes fonctionnelles : achat de biens consommables et petit matériel (< 500€). Exemple: CD, prestation externe, ...

 

La demande de financement doit être présentée au MFBC pour validation deux semaines avant pour les demandes fonctionnelles et 1 mois à l’avance pour les demandes d’investissements. Cela en remplissant le formulaire Jotform créé à cet effet. Cette demande sera ensuite examinée par le MFBC. 

 

La décision


La demande de financement peut être validée ou non.
En cas de refus, il n’y a aucun recours possible. Cependant, de nouveaux éléments pourront vous permettre d’introduire une nouvelle demande. 

 

NB: Il est important de souligner que même si la demande d’achat provient d’un membre du corps pastoral, la procédure de demande de financement restera aussi d’application pour tout le monde.

 

En cas de réponse favorable, le MFBC se réserve le droit de revoir à la baisse les demandes de financement présentant des incohérences. 

 

Contrôle des fonds accordés 

 

Rappel : L’utilisation et la destination finale des ressources accordées doivent être strictement et scrupuleusement respectées. Si, en cas de force majeure, l’utilisation réelle devrait être différente de l’utilisation d’origine, veuillez en informer très rapidement le MFBC 

 

Pour les activités et programmes qui ont nécessité un financement hors budget, et afin d’éviter de choisir le produit ou le service le plus coûteux, trois propositions de devis ou de facture pro forma devront impérativement être joints à la demande de financement (Jotform). Veuillez toujours prendre en compte le montant TTC, ainsi que les frais éventuels de livraison.

 

Aucune demande ne sera pris en charge si trois propositions différentes ne sont pas présentées. Sauf pour les prestataires ou fournisseurs avec lesquels nous avons des accords au préalable. 

 

  • Pour les services : veuillez rechercher au moins 3 prestataires différents 
  • Pour les produits : veuillez également trouver au moins 3 modèles de produits/substituts (3), et ne pas se limiter à un seul modèle  

 

Le responsable s’engage à restituer les sommes déboursées toutes les fois où il sera à défaut de présenter les pièces justifiant la dépense. 

Les moyens de paiements 

 

Les moyens de paiement utilisés dépendent de la nature de la dépense :

 

a. carte bancaire ou virement bancaire : si le MFBC peut régler directement la dépense. Il faut alors les coordonnées bancaires du bénéficiaire : c’est le cas des acquisitions importantes, gros matériels etc. 

b. espèces : pour des dépenses qui se font en magasin, sur place 

 

 

Contrôle des factures

 

Toute sortie d’argent doit faire l’objet de justificatifs. 

Chaque justificatif original doit être remis au responsable sous 10 jours suivant l’achat.

Ce document doit être scanné et conservé de manière digitale afin d’être accessible à tout moment.